Cápsulas SIGEDI
El propósito de las cápsulas de información de SiGeDI, es compartir información, breve, precisa y actualizada relacionada con los diversos procesos, normas y funcionamiento del Sistema, aspectos claves para la mejora continua de la gestión documental electrónica.
El SiGeDI es una herramienta que nos facilita la administración de los documentos, y es responsabilidad de personal universitario el uso que le proporcione a este instrumento.
Creación de documentos
Asunto de los documentos
Asunto de los documentos
Adjuntos de los documentos
Los documentos adjuntos deben agregarse en el panel de la derecha, en la opción “Archivos adjuntos” y puede adicionar cualquier formato, por ejemplo: pdf, jpg, entre otros.
Se recomienda comprimir archivos, si son muchos.
En caso de omitir el envío de un archivo adjunto, tras despachar el documento, el Sistema le permitirá agregar los archivos adjuntos faltantes, en este caso, debe seleccionar si desea que las unidades destinataria puedan visualizar o no esos documentos adjuntos.
Al responder a un documento con archivos adjuntos, puede seleccionar la opción “respuesta directa o relacionada” y que el documento que está creando herede los adjuntos del documento que se está atendiendo.
Recordatorio:
Se le recuerda que en la “bitácora” quedará registrada cada acción realizada al documento como la fecha y hora en que se incorpora los adjuntos.
Ver video de Creación de documentos en el minuto (11:53), en dónde se explica como incluir Archivos Adjuntos a los documentos.
Protejamos la información institucional
Recuerde que no todos los documentos son de acceso público y obligatorio. Tome en consideración aquellos documentos que tienen información sensible y quiénes podrían tener acceso o no a los mismos con base en la normativa nacional e institucional.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Fomente en su unidad la creación y actualización de tablas de plazos para la conservación y eliminación de documentos, alineadas a las series documentales y expedientes propios del quehacer de su unidad.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Si cuenta con el con el rol de administrador de unidad debe velar por la correcta asignación de roles, con el fin de asegurar el funcionamiento del sistema y el acceso oportuno a los documentos. Recuerde verificar los usuarios y los roles asignados en su unidad de forma periódica.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Como usuario del SiGeDI debe cumplir con una serie de responsabilidades en la gestión de documentos:
✅Proteger adecuadamente los datos y la información bajo su cargo.
✅Conocer y cumplir la legislación vigente.
✅Mantener la debida reserva de aquellos documentos con información confidencial.
✅Gestionar la información institucional mediante los canales de comunicación formalmente establecidos.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría
Protejamos la información institucional mediante un uso ético del SiGeDI
Para una correcta gestión de los documentos del SiGeDI, tome en cuenta:
Acceder solo a los documentos relacionados con sus funciones.
Mantener la confidencialidad de la información que así lo amerite.
Reportar al superior jerárquico de su unidad cualquier incidente o acceso no autorizado.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Utilice en el SiGeDI de manera clara y concisa los espacios como asunto, metadatos y palabras clave, de manera que faciliten la categorización de la información y así su correcta gestión.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Documentos personales e instituciones
No debe utilizar el SiGeDI para elaborar cartas de índole personal, por ejemplo: solicitudes de permiso, tramites laborales en unidades donde estuvo anteriormente, situaciones financieras, entre otros.
Elabore la carta fuera del sistema y preséntela (presencial o por correo institucional) ante la unidad que debe realizar el trámite.
Los documentos institucionales son documentos públicos que elaboran y reciben las personas trabajadoras, en el ejercicio de las funciones públicas asignadas en una normativa, y que contienen actos administrativos de carácter sustantivo o facilitativo, relacionados con la actividad universitaria, según se establece en el artículo 45.2 del Código Procesal Civil
Ingrese al sistema documentos personales con la opción de Instancia externa.
Agregue el correo electrónico institucional o el indicado para notificaciones.
Si el documento es confidencialidad, utilice la opción de sensible o restringido según sea el caso.
Creación de documentos
Asunto de los documentos
Asunto de los documentos
Adjuntos de los documentos
Los documentos adjuntos deben agregarse en el panel de la derecha, en la opción “Archivos adjuntos” y puede adicionar cualquier formato, por ejemplo: pdf, jpg, entre otros.
Se recomienda comprimir archivos, si son muchos.
En caso de omitir el envío de un archivo adjunto, tras despachar el documento, el Sistema le permitirá agregar los archivos adjuntos faltantes, en este caso, debe seleccionar si desea que las unidades destinataria puedan visualizar o no esos documentos adjuntos.
Al responder a un documento con archivos adjuntos, puede seleccionar la opción “respuesta directa o relacionada” y que el documento que está creando herede los adjuntos del documento que se está atendiendo.
Recordatorio:
Se le recuerda que en la “bitácora” quedará registrada cada acción realizada al documento como la fecha y hora en que se incorpora los adjuntos.
Ver video de Creación de documentos en el minuto (11:53), en dónde se explica como incluir Archivos Adjuntos a los documentos.
Protejamos la información institucional
Recuerde que no todos los documentos son de acceso público y obligatorio. Tome en consideración aquellos documentos que tienen información sensible y quiénes podrían tener acceso o no a los mismos con base en la normativa nacional e institucional.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Fomente en su unidad la creación y actualización de tablas de plazos para la conservación y eliminación de documentos, alineadas a las series documentales y expedientes propios del quehacer de su unidad.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Si cuenta con el con el rol de administrador de unidad debe velar por la correcta asignación de roles, con el fin de asegurar el funcionamiento del sistema y el acceso oportuno a los documentos. Recuerde verificar los usuarios y los roles asignados en su unidad de forma periódica.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Como usuario del SiGeDI debe cumplir con una serie de responsabilidades en la gestión de documentos:
✅Proteger adecuadamente los datos y la información bajo su cargo.
✅Conocer y cumplir la legislación vigente.
✅Mantener la debida reserva de aquellos documentos con información confidencial.
✅Gestionar la información institucional mediante los canales de comunicación formalmente establecidos.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría
Protejamos la información institucional mediante un uso ético del SiGeDI
Para una correcta gestión de los documentos del SiGeDI, tome en cuenta:
Acceder solo a los documentos relacionados con sus funciones.
Mantener la confidencialidad de la información que así lo amerite.
Reportar al superior jerárquico de su unidad cualquier incidente o acceso no autorizado.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Utilice en el SiGeDI de manera clara y concisa los espacios como asunto, metadatos y palabras clave, de manera que faciliten la categorización de la información y así su correcta gestión.
El uso correcto de la información es responsabilidad de todos y todas, ante cualquier duda, solicite asesoría.
Documentos personales e instituciones
No debe utilizar el SiGeDI para elaborar cartas de índole personal, por ejemplo: solicitudes de permiso, tramites laborales en unidades donde estuvo anteriormente, situaciones financieras, entre otros.
Elabore la carta fuera del sistema y preséntela (presencial o por correo institucional) ante la unidad que debe realizar el trámite.
Los documentos institucionales son documentos públicos que elaboran y reciben las personas trabajadoras, en el ejercicio de las funciones públicas asignadas en una normativa, y que contienen actos administrativos de carácter sustantivo o facilitativo, relacionados con la actividad universitaria, según se establece en el artículo 45.2 del Código Procesal Civil
Ingrese al sistema documentos personales con la opción de Instancia externa.
Agregue el correo electrónico institucional o el indicado para notificaciones.
Si el documento es confidencialidad, utilice la opción de sensible o restringido según sea el caso.