Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica
Definición
El Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica es el conjunto de archivos universitarios (gestión, centrales, especializados e históricos), integrados a partir de un marco normativo, regulador y coordinador del funcionamiento del Sistema, así como de una estructura operativa que involucra el quehacer cotidiano de esos archivos, de acuerdo con el ciclo vital de la información documental universitaria.
Coordinación
El Sistema es coordinado por el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL), el cual depende jerárquicamente de la Rectoría y ejerce la autoridad técnica sobre los archivos de la Universidad. Las personas que ejercen el cargo de superior jerárquico de cada dependencia universitaria deben garantizar el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos en gestión documental, dictadas por el AUROL.
Propósito
El Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica tiene como propósitos procurar:
a) Una adecuada gestión documental, que abarque el conjunto de actividades necesarias para identificar, valorar, describir, organizar, conservar, recuperar y difundir, apropiadamente, los documentos producidos o recibidos por la Universidad de Costa Rica, en el ejercicio de sus funciones.
b) La protección, integridad y seguridad de la información archivística.
c) El libre acceso a la información archivística, con el propósito de fortalecer las actividades académicas y administrativas, la producción y transferencia de conocimiento, así como contribuir con la transparencia y la rendición de cuentas.
d) Una cultura de información archivística, que integre la gestión documental, la gestión de la información y la gestión del conocimiento en el ámbito institucional.
Conformación
El Sistema está conformado por el AUROL, los archivos centrales, los archivos históricos, los archivos de gestión, los archivos especializados de todas las dependencias universitarias, el Comité Técnico, la Comisión Institucional de Archivo Digital y la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos.