Comisión Institucional de Archivo Digital (CIADi)
Definición
La CIADi es el órgano interdisciplinario encargado de la estrategia de Preservación Digital Sistémica, para el funcionamiento del Archivo Digital de la Universidad de Costa Rica (ADiUCR).
Antecedentes
En 2013, el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL), el Comité Técnico del Sistema de Archivos Universitarios (SAU), el Centro de Informática y la Sección de Archivística de la Escuela de Historia, colaboraron en un proyecto para dar respuesta a las necesidades de preservación digital de la Universidad de Costa Rica.
Como resultado, se identificó que la Universidad de Costa Rica no dispone de un Archivo Digital ni de pautas institucionales para la conservación de los documentos electrónicos, por lo que el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría, mediante el oficio AUROL-183-2014, de 7 de octubre de 2014, remitió a la Rectoría la primera propuesta de una Política de Preservación Digital para la Universidad de Costa Rica.
En 2015, la asesoría legal de la Rectoría, solicitó a la jefatura del AUROL, presentar una propuesta de reglamento para conformar una Comisión de Archivo Digital. La propuesta fue remitida por el Comité Técnico mediante oficio SAU-CT-2- 2015, de fecha 11 de mayo de 2015.
Dicha solicitud fue reiterada por la Dirección del AUROL en octubre de 2016 (Oficio AUROL-207-2016). De manera paralela, la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED), también manifestó la urgencia de adoptar medidas para asegurar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos institucionales producidos por medios digitales (CUSED-18-2016, CUSED-66-2016 y CUSED-43-2017).
En atención a lo anterior, en 2017 la Rectoría conformó la Comisión Institucional de Archivo Digital con las unidades académicas y administrativas que en ella debían estar representadas, y asignó su coordinación a la Jefatura del AUROL (oficio R-4703-2017). Sin embargo, esta Comisión no fue convocada.
En enero de 2022, la Rectoría ordenó retomar el Proyecto de Preservación Digital (oficio R-46-2022), y mediante la Resolución R-77-2022 dispuso la creación e integración de la Comisión Institucional de Archivo Digital (CIADi), órgano que inició sus actividades el 23 de marzo de 2022. A partir de ese momento, la CIADi ha estado dedicada a la búsqueda de soluciones y propuestas para atender el tema de la Preservación Digital Sistémica en la Institución.
Integración
La CIADi está integrada de la siguiente manera:
- Lic. Jorge Luis Mora Cerdas, Coordinador a.i, representante del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL).
- M.Sc. Raquel Umaña Alpízar, representante de la Sección de Archivística, Escuela de Historia.
- Licda. Cindy González González, representante de la Rectoría.
- Máster Sergio Blanco Zeledón, representante del Centro de Informática.
- Licda. Katya Enamorado Salazar, representante de la Oficina Jurídica.
- Lic. Carlos Eduardo Montero Paniagua, representante de la Vicerrectoría de Acción Social.
Organización
La Rectoría designará a las personas integrantes de la CIADi, por periodos de cuatro años, que podrán ser renovables.
La CIADi sesionará de forma ordinaria, con la periodicidad que se acuerde al inicio del año y, de forma extraordinaria cuando sea necesario. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta.
La coordinación de la CIADi estará a cargo de la persona representante del AUROL ante dicha comisión, quién deberá:
- Coordinar las diversas labores de la CIADi.
- Convocar y presidir las sesiones de la Comisión.
- Representar a la Comisión ante las instancias institucionales en que se requiera, así como ante entidades externas a la Universidad de Costa Rica.
Funciones
- Definir una política institucional de preservación digital de la información, que establezca y regule los mecanismos que permitan conservar y dar acceso a los documentos, datos y cualquier tipo de evidencia de información en formato digital.
- Establecer y aprobar las directrices y lineamientos referentes a la gestión técnica y solución tecnológica para la preservación digital, los que tendrán alcance obligatorio para todos los sistemas productores de información en soporte digital de la Institución. Para ello, la Universidad tomará en cuenta los principios de economía y sostenibilidad al implementar las estrategias de preservación digital, sin comprometer la permanencia de los sistemas actuales ni la integridad de la información producida.
- Asignar responsabilidades relacionadas con la conservación a mediano y largo plazo de los documentos, los datos y cualquier otro tipo de información digital, producto del quehacer universitario.
- Fijar los parámetros funcionales y técnicos del Archivo Digital y de la estrategia de Preservación Digital Sistémica de la Universidad de Costa Rica.
- Definir el modelo de Protocolo de Ingreso y Custodia para la conservación de la información digital o electrónica generada por los sistemas informáticos en la Universidad de Costa Rica.
- Evaluar y dar respuesta metodológica a las necesidades de preservación digital de los documentos, datos y cualquier tipo de evidencia de información en formato digital producto de las funciones de la Universidad de Costa Rica.