Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos CUSED
Definición
La CUSED es un órgano técnico del Sistema nombrado por la Rectoría. Esta Comisión establece las directrices en materia de valoración, selección, y eliminación de documentos de las dependencias universitarias, con el propósito de salvaguardar el patrimonio documental universitario.
Antecedentes
En el año 1993, con base en el Proyecto del Archivo Universitario fundamentado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, la Rectoría crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación Documentos (CISED), por medio de la Resolución R-2736-93.
Con la emisión del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, en el año 2008, se establece la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos (CUSED), como un órgano técnico del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, con la potestad de aprobar las Tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Universidad de Costa Rica.
Integración
La CUSED está integrada de la siguiente manera:
- Lic. Jorge Barquero Picado, representante de la Rectoría, quien preside.
- M.Sc. David Arrieta Gamboa, jefe del Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL), secretario.
- Licda. Katya Enamorado Salazar, representante de la Oficina Jurídica.
- M.Sc. Raquel Umaña Alpízar, representante de la Sección de Archivística.
- Dr. Manuel Chacón Hidalgo, representante de la Escuela de Historia.
Organización
La CUSED se reúne una vez cada quince días. Quien preside convoca y dirige las sesiones y la persona secretaria prepara la agenda, elabora el acta y comunica los acuerdos; gestiona el archivo y tramita la correspondencia.
Funciones
- Establecer los procedimientos internos de trabajo.
- Analizar las tipologías documentales que generan y custodian las unidades académicas y administrativas, para efectos de su valoración.
- Evaluar y declarar la vigencia administrativa-legal y el valor científico cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica.
- Promover la elaboración de los instrumentos descriptivos necesarios para la conservación de los documentos de la Institución.
- Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución.
- Resolver las consultas de los archivos universitarios sobre la valoración, la selección y la eliminación documental.
- Emitir directrices, procedimientos, pronunciamientos y circulares, y brindar asesorías, en relación con los procesos de valoración, selección y eliminación de documentos dirigidos a la comunidad universitaria.